Tips för papperslagring: Hur du håller dina dokument organiserade och säkra
Känner du dig som om du blir överfallen av massor av papper? Vid varje hörn du gör i huset eller på kontoret står du öga mot öga med något pappersrelaterat. Ditt kontorsbord är fullproppat med fakturor, kvitton och andra viktiga dokument. I bokhyllan kan du se kontoutdrag och rapportkort från förra terminen. Låt oss inte gå in i köket och hålan.
Hur snabbt dokument samlas kan aldrig förutses. Allt börjar med ett dokument och plötsligt drunknar du i hundratals, om inte tusentals. Situationen kan vara ganska överväldigande. Det är därför teamet från World Wide Menus i den här artikeln ger några tips som kan komma till användning.
Om du vill rensa ut din pappersdjungel en gång för alla, följ tipsen och tricks som beskrivs nedan.
Sortering
Innan vi dyker in i något av pappersförvaringstricken och tipsen är den första åtgärden du bör vidta sortering. Gå runt i huset och samla alla dokument och pappersremsor du hittar. Glöm inte att kontrollera arkivskåpen på vinden eller källaren.
När du har alla dokument med dig väljer du vilka du vill behålla och vilka dokument som ska kasseras.
Strimling
När du gör sorteringen kommer du att inse att du har personliga dokument som inte längre är relevanta. Det kan vara hyresavtal från din tidigare bostad, ett brev från din bank eller ett avgiftsutdrag från universitetet. Även om du kanske vill slänga dessa dokument, blir det en utmaning eftersom de innehåller personlig information. Det kan vara i form av ett telefonnummer, adress eller personnummer.
Skydda din integritet genom att investera i en dokumentförstörare. Du behöver inte köpa ett kommersiellt och dyrt alternativ. Tack vare branschens konkurrenskraft kan du hitta ett litet och effektivt alternativ för hemmabruk. Genom att fragmentera minskar du också möjligheten att din personliga information hamnar i orätta händer.
Konceptualisera och implementera ett arkiveringssystem
Med dokument som innehåller varierande information om din försäkring, hälsa, beskattning och familjemedlemmar måste du ha ett system som gör att du inte bara kan lagra utan också enkelt komma åt dessa dokument om behov skulle uppstå.
Måste du konceptualisera ett nytt arkivsystem? Det har redan gjorts för dig av briljanta hjärnor tidigare. Allt du behöver göra är att söka upp det och välja den perfekta. Uppfinn inte hjulet på nytt.
Om du undrar var du ska förvara dessa dokument har du svaret precis framför dig. För de fastighetsägare med öppna skrivbordslådor och metallskenor är det ett öppet och stängt fodral. Om du har garderobsutrymme, investera i bärbara arkivfack.
För att kunna göra detta behöver du först lagra dokumenten i olika kategorier. Det är där kvalitet och hållbarhetringpärmar från World Wide Menus kommer in. Från syntetiska skinnöverdrag till helsadelskinn, vi har en ringpärm just för dig. Vi är den #1 leverantören i Storbritannien och över hela Europa och kan skräddarsy eller varumärken våra ringpärmar efter din smak och dina preferenser.
Dina värdefulla bilder
Du kan bli chockad över mängden foton du har, som sträcker sig över flera generationer. Du kommer också att bli förvånad över hur mycket utrymme som spridda bilder kan ta. För att hålla dessa minnen i bästa skick, överväg att lägga dem i ett album.
Om du vill ge dem ett nytt liv, överväg att rama in dem och hänga dem i hålan.
Läsa:Vad kan du lägga i ringpärmar
Var och hur du lagrar dina dokument
Detta är en viktig fråga som inte många tänker på. Stoppar du dina dokument i en låda och lägger dem i ett hörn på vinden? Eller arkiverar du dem i alfabetisk ordning i arkivskåpet i hemmakontoret?
Det finns inget direkt svar på detta. Dessa tips från teamet på World Wide Menus kan dock hjälpa dig att fatta ett beslut:
- Hur viktigt är dokumentet?
- Behöver du hämta den ofta?
- Är rummet där du vill förvara dokumenten fritt från vatten, gnagare och värme?
Som sagt, överväg följande alternativ:
- Plastkorg. En billig lösning för dokument som har låg prioritet.
- Arkiveringsskåp. Det finns flera skåpstilar på marknaden, från brandsäkra till vattenbeständiga till rostfritt stål. Välj en som uppfyller dina behov och budget.
- Bankers låda. Det är en kartong som är idealisk för filer och mappar. Alternativet är prisvärt, robust och erbjuder en enkel lösning på ditt förvaringsproblem.
- Ett hem kassaskåp. En säker metod för att lagra viktiga dokument som pass, födelsebevis och titeldokument.
Gå papperslös
Har du funderat på att bli papperslös? Även om det kanske inte är en lösning för varje individ eller företag, kanske det fungerar för dig. Dessutom är vissa tjänsteleverantörer och elbolag villiga att skicka dina meddelanden och uttalanden via e-post, om du begär det.
Du kanske frågar. "Hur är det med betalningar? Jag betalar vanligtvis mina räkningar med handskrivna checkar. Hur kan jag komma runt det?" I denna tid av teknik finns det digitala betalningslösningar som du kan ställa in. Dessutom erbjuder onlinebetalningslösningar sina användare enkel hantering av sina budgetar och bekvämlighet.
Och nämnde vi att det finns en reducerad kostnad på frimärken och andra pappersprodukter?
Slutsats
För att korrekt organisera, sortera och förvara dina dokument på ett säkert sätt kommer du att behöva rätt utrustning för jobbet. Lita på den ledande tillverkaren och tjänsteleverantören i Storbritannien, World Wide Menus.
Vi är ettvälrenommerat och erfaret företag, kända för sina skräddarsydda och högkvalitativa produkter. World Wide Menus tillhandahåller ett brett utbud av produkter, från ringpärmar till mappar som kan anpassas för att möta kundens unika behov och preferenser. Oavsett om du lagrar ekonomisk, personlig eller information för ditt företag, kommer dessa produkter att hjälpa dig att hålla dina dokument säkra och organiserade.
Kontakta oss idag och begär en offert på våra kvalitetsprodukter.
Läsa:9 bästa ringpärmar 2022 för att organisera ditt kontor och ditt liv
