Savjeti za pohranjivanje papira: Kako svoje dokumente držati organiziranima i sigurnima
Osjećate li se kao da ste napadnuti tonama i tonama papira? Na svakom kutu u kući ili uredu nađete se licem u lice s nekim papirom. Vaš uredski stol pretrpan je računima, potvrdama i drugim važnim dokumentima. Na polici s knjigama možete uočiti bankovne izvode i izvještaje iz prošlog polugodišta. Nemojmo ići u kuhinju i radnu sobu.
Ne može se predvidjeti koliko brzo se dokumenti gomilaju. Sve počinje s jednim dokumentom i odjednom se utapate u stotinama, ako ne i tisućama. Situacija može biti prilično porazna. Zato u ovom članku tim iz World Wide Menusa nudi nekoliko savjeta koji bi vam mogli dobro doći.
Ako želite jednom zauvijek očistiti svoju papirnatu džunglu, slijedite savjete i trikove navedene u nastavku.
Sortiranje
Prije nego što zaronimo u bilo koji od trikova i savjeta za pohranjivanje papira, prva radnja koju biste trebali poduzeti je sortiranje. Idite po kući, skupljajući svaki dokument i komad papira koji pronađete. Ne zaboravite provjeriti ormare za dokumente na tavanu ili u podrumu.
Nakon što imate sve dokumente sa sobom, odaberite koje ćete zadržati i dokumente koje trebate odbaciti.
Usitnjavanje
Dok sortirate, shvatit ćete da imate osobne dokumente koji više nisu relevantni. To mogu biti ugovori o najmu iz vašeg prethodnog prebivališta, pismo vaše banke ili izjava o naknadama sa Sveučilišta. Iako biste možda željeli izbaciti te dokumente, to postaje izazov jer sadrže osobne podatke. Može biti u obliku telefonskog broja, adrese ili broja socijalnog osiguranja.
Zaštitite svoju privatnost ulaganjem u uništavač. Ne morate kupiti komercijalnu i skupu opciju. Zahvaljujući konkurentnoj prirodi industrije, možete pronaći malu i učinkovitu opciju za kućnu upotrebu. Usitnjavanjem također smanjujete mogućnost da vaši osobni podaci padnu u pogrešne ruke.
Koncipirati i implementirati sustav arhiviranja
Uz dokumente koji sadrže različite informacije o vašem osiguranju, zdravlju, porezima i članovima obitelji, morate imati sustav koji će vam omogućiti ne samo pohranu već i jednostavan pristup tim dokumentima ako se ukaže potreba.
Morate li osmisliti novi sustav arhiviranja? To su za vas već učinili briljantni umovi u prošlosti. Sve što trebate učiniti je pretražiti i odabrati idealnu. Nemojte ponovno izumiti kotač.
Ako se pitate gdje pohraniti ove dokumente, odgovor je pred vama. Za one vlasnike nekretnina s otvorenim ladicama stolova i metalnim vodilicama, to je kućište otvoreno i zatvoreno. Ako imate prostora u ormaru, uložite u prijenosne spremnike za datoteke.
Da biste to mogli učiniti, prvo ćete morati pohraniti dokumente u različite kategorije. Ovdje je kvaliteta i izdržljivostprstenasti registratori iz svjetskih jelovnika dolaze. Od sintetičkih korica do pune kože sedla, imamo povez s prstenom samo za vas. Mi smo dobavljač broj 1 u Ujedinjenom Kraljevstvu i diljem Europe i možemo prilagoditi ili brendirati naše registratore s prstenom prema vašem ukusu i preferencijama.
Vaše dragocjene fotografije
Možda ćete biti šokirani količinom fotografija koje imate, a obuhvaćaju nekoliko generacija. Također ćete biti iznenađeni količinom prostora koju mogu zauzeti razbacane fotografije. Kako biste te uspomene zadržali u najboljem stanju, razmislite o tome da ih stavite u album.
Ako im na pravi način želite dati novi život, razmislite o tome da ih uokvirite i objesite u jazbinu.
Čitati:Što možete staviti u registratore s prstenom
Gdje i kako pohraniti svoje dokumente
Ovo je važno pitanje koje mnogi ne razmatraju. Spremate li svoje dokumente u kutiju i stavljate ih u kut svog tavana? Ili ih arhivirate abecednim redom u ormar za kartoteku u sobi kućnog ureda?
Ne postoji izravni odgovor na ovo. Međutim, ovi savjeti tima iz World Wide Menusa mogu vam pomoći u donošenju odluke:
- Koliko je važan dokument?
- Trebate li ga često preuzimati?
- Je li prostorija u kojoj želite pohraniti dokumente slobodna od vode, glodavaca i topline?
Uz to, razmotrite sljedeće opcije:
- Plastični spremnik. Jeftino rješenje za dokumente niskog prioriteta.
- Ormar za kartoteku. Na tržištu postoji nekoliko stilova ormara, od vatrootpornih do vodootpornih do nehrđajućeg čelika. Odaberite onaj koji odgovara vašim potrebama i proračunu.
- Bankarska kutija. To je kartonska kutija idealna za datoteke i mape. Opcija je pristupačna, čvrsta i nudi jednostavno rješenje za vaš problem skladištenja.
- Kućni sef. Sigurna metoda za pohranu važnih dokumenata kao što su putovnice, rodni listovi i vlasnički dokumenti.
Prestanite bez papira
Jeste li razmišljali o odlasku s papira? Iako to možda nije rješenje za svakog pojedinca ili tvrtku, vama bi moglo poslužiti. Osim toga, neki pružatelji usluga i komunalna poduzeća spremni su poslati vaše obavijesti i izjave poštom, ako to zatražite.
Možda se pitate. “Što je s isplatama? Račune obično plaćam rukom pisanim čekovima. Kako to mogu zaobići?" U današnje doba tehnologije postoje rješenja za digitalna plaćanja koja možete postaviti. Nadalje, rješenja za online plaćanje svojim korisnicima nude jednostavno upravljanje proračunom i pogodnost.
I jesmo li spomenuli da postoji smanjena cijena poštanskih markica i drugih proizvoda od papira?
Zaključak
Da biste pravilno organizirali, razvrstali i sigurno pohranili svoje dokumente, trebat će vam odgovarajuća oprema za posao. Oslonite se na vodećeg proizvođača i pružatelja usluga u UK, World Wide Menus.
Mi smougledna i iskusna tvrtka, poznat po svojim proizvodima po narudžbi i visokoj kvaliteti. Svjetski izbornici nude širok raspon proizvoda, od registratora s prstenom do mapa koje se mogu prilagoditi kako bi zadovoljile jedinstvene potrebe i preferencije klijenta. Bez obzira na to pohranjujete li financijske, osobne podatke ili podatke za svoju tvrtku, ovi će vam proizvodi pomoći da vaši dokumenti budu sigurni i organizirani.
Kontaktirajte nas već danas i zatražite ponudu za naše kvalitetne proizvode.
Čitati:9 najboljih registratora za prstenje u 2022. za organiziranje vašeg ureda i života
